LPJ Seminar Beauty Class

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
SEMINAR BEAUTY CLASS
“TAMPIL CANTIK, SEHAT DAN MENAWAN”
MICE MANAGEMENT
2014

Oleh :

Mardhiah Fitriyani

UNIVERSITAS SAHID JAKARTA
2014

---------------------------------------------------------------------------------------------------

A.    PENDAHULUAN

MICE, akronim bahasa Inggris dari "Meeting, Incentive, Convention, and Exhibition" (Pertemuan, Insentif, Konvensi, dan Pameran), dalam industri pariwisata atau pameran, adalah suatu jenis kegiatan pariwisata di mana suatu kelompok besar, biasanya direncanakan dengan matang, berangkat bersama untuk suatu tujuan tertentu. Akhir-akhir ini telah suatu kecenderungan pada para pelaku pasar pariwisata untuk mengganti istilah ini menjadi " The Meetings Industry". Dunia MICE adalah dunia yang belum terjamah dengan baik di Indonesia. Padahal dunia MICE merupakan salah satu andalan pariwisata di beberapa negara maju. Dunia MICE merupakan salah satu dunia bisnis yang menjanjikan. Namun baru sedikit sekali pihak Indonesia yang mau bermain di dunia MICE. Mungkin salah satu penyebabnya adalah kurangnya pengetahuan tentang MICE di Indonesia. Namun di Indonesia sudah mulai ada lembaga pendidikan yang memberikan pendidikan tentang MICE. Salah satunya adalah di Universitas Sahid. Di sini ada jurusan MICE Management yang mempelajari bagaimana dan apa saja yang ada di dalam MICE. Salah satu kegiatan yang berada dalam MICE adalah Seminar, Workshop, Pameran, All. Dan untuk pemantapan mata kuliah ini, kami adakanlah salah satu kegiatan MICE, yaitu Seminar Beauty Class yang bertemakan “Tampil cantik, Sehat dan Menawan”. Kegiatan ini bermaksud untuk berbagi ilmu tentang menata rias wajah dan permasalahan yang sering dihadapi oleh wanita, yaitu penampilan. Kegiatan ini bekerjasama dengan UKM KSR PMI Unit Usahid Jakarta dan juga bekerjasama dengan Kimia Farma.


B.    STRUKTUR ORGANISASI

SUSUNAN KEPANITIAN
SEMINAR BEAUTY CLASS

Rektor Universitas Sahid Jakarta
Prof. Ir. Toni Atyanto Dharoko, M.Phil, Ph.D

Wakil Rektor A Universitas Sahid Jakarta
Bernard Hasibuan, S.Pd, MMSI, Ph.D

Wakil Rektor B Universitas Sahid Jakarta
Dr. Dwi Nowo Martono, Ir, M.Si

Wakil Rektor C Universitas Sahid Jakarta
Sihono Dwi Waluyo, Ir, M.Si

Pembina
Nani Rohani, SH

Penanggung Jawab
Azwar

Ketua Pelaksana
Mardhiah Fitriyani

Sekretaris dan Dokumentasi
Dita Zulyanti Damanik

Bendahara dan Konsumsi
Astrid Septiarani

Sie. Acara
Putri Laila Syakinah

Sie. Humas dan Perlengkapan
Gilang Rahmat Ramadhan

C.    LAPORAN SINGKAT DIVISI

Ketua pelaksana
Tanggung jawab :
1.    Bertanggung jawab kepada atasan.
2.    Menjembatani divisi-divisi dalam melaporkan berbagai kegiatan yang berkaitan dengan Event.
3.    Bertanggung jawab terhadap perihal yang berkaitan dengan event baik sebelum, saat dan sesudah kegiatan dilaksanakan.
Kendala :
1.    Kesulitan dalam menggabungkan persepsi antara yang satu dengan yang lain.
2.    Kurang koordinasi sehingga menyebabkan laporan terlambat diterima oleh dosen.
Solusi      :
1.    Berkoordinasi lebih dengan Penanggung Jawab dan Pembina
2.    Saling memberikan solusi untuk memback-up.
3.    Meningkatkan komunikasi antar divisi agar tidak adanya Miss Communications lagi.

Sekretaris dan Dokumentasi
Tanggung jawab :
1.    Bertanggung jawab kepada ketua pelaksana.
2.    Bertanggung jawab terhadap seluruh dokumen yang berhubungan dengan administrasi Event.
3.    Mencatat dan menyimpan dokumen tersebut sesuai  yang dibutuhkan divisi Event.
4.    Bertanggung jawab terhadap peliputan dan pendokumentasian pada saat acara berlangsung.
5.    Melaksanakan kegiatan pengumpulan,pengolahan dan dokumentasi data.
6.    Membuat laporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada ketua pelaksana.
Kendala :
1.    Kurangnya rasa tanggungjawab terhadap dokumen yang telah dibuat sehingga menghambat kinerja Event .
2.    Kurangnya koordinasi antar sekretaris dengan kepanitiaan dalam hal surat-surat untuk pihak kampus.
3.    Terbatasnya sumber daya manusia.
4.    Kurangnya cekatan dalam pengambilan gambar.
Solusi :
1.    Mengingatkan akan tanggung jawabnya tersebut.
2.    Adanya kesadaran para panitia untuk memback-up.
3.    Saling memback up satu sama lain.
4.    Belajar lebih mengenai pemotretan kepada orang yang lebih handal.

Bendahara dan Konsumsi
Tanggung jawab :
1.    Bertanggung jawab kepada ketua pelaksana.
2.    Bertanggung jawab terhadap penerimaan dan pengeluaran keuangan yang masuk selama Event berlangsung.
3.    Mencatat dan membuat laporan keuangan.
4.    Membuat list hidangan yang akan disediakan kepada anggota panitia dan para tamu undangan.
5.    Membuat anggaran dana untuk makanan yang akan disediakan
Kendala :
1.    Kurangnya kesadaran anggota dalam hal membayar dana awal Event.
2.    Terlambatnya dana yang diperoleh dari pihak kampus.
3.    Lambatnya mengumpulkan bukti pengeluaran sehingga menghambat kerja.
4.    Membengkaknya keuangan dalam pembelian snack.
5.    Kurangnya ketelitian dalam mencari informasi tentang harga menu makanan.
6.    Kurang insten dalam rapat acara.
Solusi     :
1.    Memberikan pengertian terhadap anggota yang lain.
2.    Selalu mencari informasi kepada yang bersangkutan.
3.    Melaksanakan tindakan yang bijak kepada anggota
4.    Lebih hemat dalam pembelian bahan baku.
5.    Perlu adanya kecakatan dalam mencari informasi tentang menu makanan.
6.    Membeli bahan makanan dengan menyetok secara langsung sebelum tiba di tempat lokasi.
7.    Tingkatkan komunikasi antar divisi.

Divisi Humas dan Perlengkapan
Tanggung jawab :
1.    Bertanggung jawab kepada ketua pelaksana.
2.    Bertanggung jawab terhadap segala pemberitahuan baik internal dan eksternal.
3.    Bertanggung jawab untuk menyebarkan informasi yang diterima kepada anggota.
4.    Membuat list perlengkapan yang akan digunakan kepada divisi lain.
5.    Menyiapkan perlengkapan pada saat acara berlangsung.
6.    Bertanggungjawab terhadap kebersihan, kerapihan dan kelengkapan barang.

Kendala :
1.    Kurangnya kesadaran anggota dalam hal memberikan konfirmasi kehadiran dalam setiap pertemuan.
2.    Telatnya penyebaran informasi kepada panitia yang lain.
3.    Sering terjadinya miss communication antar divisi.
4.    Terbatasnya sumber daya manusia.
5.    Terbatasnya barang yang dibutuhkan oleh divisi lain.
6.    Kurang insten dalam menghadiri rapat.
Solusi     :
1.    Saling memback-up antara anggota yang lain.
2.    Pembagian job description antar divisi humas, sehingga kerjaan dapat dilakukan dengan mudah.
3.    Lebih disiplin lagi dalam hal pelaksanaan acara agar sesuai dengan susunan acara yang telah dibuat dan lebih koordinasi dengan divisi-divisi yang lain.
4.    Saling membantu antar panitia, sehingga pekerjaan lebih mudah dilaksanakan.
5.    Menginformasikan kembali kepada divisi lain mengenai ada atau tidaknya barang yang diperlukan.
6.    Tingkatkan komunikasi agar tidak terjadi Miss Comunication.

Divisi Acara
Tanggung jawab :
1.    Bertanggung jawab kepada ketua pelaksana.
2.    Membuat Event Timeline dan Roundown saat pelaksanaan acara.
3.    Membuat list anggaran untuk barang pendukung acara.
4.    Bertanggung jawab terhadap jalannya saat acara berlangsung.
Kendala :
1.    Kurangnya kerjasama antara peserta dengan panitia waktu berjalannya acara.
2.    Terlambatnya pembukaan acara.
3.    Kurangnya ketelitian dalam menyusun Roundown acara.
4.    Kurangnya sumber daya manusia.
Solusi :
1.    Lebih sering koordinasi antar divisi dan saling membantu memberikan solusi.
2.    Lebih disiplin lagi dalam hal pelaksanaan acara agar sesuai dengan susunan acara yang telah dibuat dan lebih koordinasi dengan divisi-divisi yang lain.
3.    Berdiskusi lebih terhadap penanggungjawab, Pembina dan seluruh divisi mengenai roundown acara.




D.    LAPORAN SINGKAT KEGIATAN

•    Pelaksanaan
Hari / Tanggal        : Rabu, 11 Juni 2014
Tempat            : Aula Lt. 8 Universitas Sahid Jakarta

•    Bentuk Kegiatan
Kegiatan Seminar Beauty Class ini merupakan kegiatan MICE yang diadakan di kampus atau universitas yang diselenggarakan bekerja sama dengan KSR Universitas Sahid dan Kimia Farma.

•    Tujuan
1.    Sebagai salah satu syarat penilaian di Mata Kuliah Mice Management.
2.    Memperkenalkan KSR Universitas Sahid..
.
•    Peserta
1.    Civitas Kampus Universitas Sahid Jakarta
2.    Mahasiswa/I Universitas Sahid Jakarta
3.    Anggota KSR PMI Unit Universitas Sahid

•    Hasil
Para peserta seminar Beuty Class mengetahui bagaimana cara merias wajah yang baik, dan mengetahui bahan-bahan dan produk apa yang cocok untuk kulit wajah mereka, serta apa saja penyebab kulit wajah bermasalah serta solusi yang harus dihadapi.

E.    HAMBATAN ATAU KENDALA YANG DIHADAPI

Dalam pelaksanaan kegiatan ini, panitia kegiatan mengalami beberapa kendala diantaranya :
1.    Pencarian peserta yang cukup lama.
2.    Kurangnya SDM dalam melaksanakan baik sebelum dan saat kegiatan berlangsung.

F.    SOLUSI YANG DIDAPATKAN

Adapun solusi yang didapatkan panitia dalam menghadapi kendala yang ada adalah sebagai berikut :
1.    Mencari alternatif lain dengan pergi ke sekolah-sekolah atau kantor-kantor untuk mencari peserta seminar.
2.    Panitia melakukan double job selama sebelum dan kegiatan berlangsung, sehingga kerjaan dapat ditangani dengan baik dan lancar.

G.    MASUKAN DAN USULAN

Lebih peka terhadap sekeliling, jangan hilang komunikasi untuk memperlancar informasi dan menghindari Miss Comunication antar divisi, dan lebih intens dalam menghadiri rapat.

H.    LAPORAN KEUANGAN

Terlampir

I.    PENUTUP
    Sebagai penutup, saya ulas kembali bahwa proposal ini merupakan salah satu syarat penilaian tugas sebelum Ujian Akhir Semester. Saya menyadari sepenuhnya bahwa rencana yang telah disusun tidak akan dapat terealisasi tanpa adanya dukungan maupun bantuan dari berbagai pihak di luar panitia.
    Demikian laporan pertanggungjawaban ini saya sampaikan, kiranya dapat mengenalkan dan berbagi ilmu dalam kesehatan dan bertata rias.
    Atas kebijakan dukungan dan bantuan yang diberikan semua pihak, tiada terlupa kami ucapkan terima kasih.

Lampiran 1

Anggaran Biaya Seminar Beauty Class

Pemasukan :
Panitia    5 x Rp 110.000                Rp     550.000
Penjualan tiket 94 x Rp 12.000            Rp  1.128.000 +
Total                            Rp  1.678.000

Pengeluaran    :

Sekretariat:
Fotocopy 50 x Rp 150 : 2                Rp        3.500
Print Cover 9 x Rp 4.000                Rp      36.000
Print Undangan Ormawa 14 x Rp 5.000        Rp      70.000 +
                                Rp    109.500

Humas:
Flyer 4R 85 x Rp 1.300 : 2                Rp      55.250
Flyer 5R 15 x Rp 2.000 : 2                Rp      18.750 +
                            Rp      74.000

Konsumsi:
Aqua 2 x Rp 12.000                    Rp      24.000
Konsumsi Panitia seminar 5 x Rp 6.000        Rp      30.000 +
                                Rp      54.000

Acara    :
Sertifikat 115 x Rp 3.000                Rp    345.000
Jasa edit tanda tangan                    Rp      25.000
Kimia Farma                        Rp 1.000.000 +
                                Rp 1.370.000

Perlengkapan:
Parkir                                Rp        1.000
Bensin                                Rp      28.000 +
                                Rp      29.000

TOTAL BIAYA PENGELUARAN            Rp. 1.636.500